新聞標題【民報】【專文】從策略管理看中大文學獎的籌備工作與計畫
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【專文】從策略管理看中大文學獎的籌備工作與計畫

為中央大學金筆獎四十週年而作

 2021-01-23 11:00
中央大學金筆獎是最主要的目標為獎勵中央大學全校在校生優良文學作品之創作,提升校園人文精神和風氣,特別舉辦的徵文活動。示意圖/Pixabay,金筆獎臉書。民報合成
中央大學金筆獎是最主要的目標為獎勵中央大學全校在校生優良文學作品之創作,提升校園人文精神和風氣,特別舉辦的徵文活動。示意圖/Pixabay,金筆獎臉書。民報合成

公共管理中有許多借鏡企業管理的方案,像是策略管理、目標管理、績效管理、參與管理、全面品質管理、知識管理等等,運用這些觀念和方法,可以讓公共部門中的組織運作更為完好。

國立中央大學金筆獎為校方所舉辦的文學獎,委由中國文學系主辦,置執行長、副執行長和稿件、美宣、公關組長各一位,並有一位指導老師,經費部分由中文系系辦公室幫忙處理。每屆除指導老師和經費負責人不變,其餘都重新改選,原則上由各組組員選出下屆幹部。執行部門主要工作為隨時掌握各組的工作內容,以及進度與回報之提醒;籌備會流程安排、整合;預算編列、經費控管(經費記帳及監督與運用);協助金筆獎專刊製作;整理文檔、統合籌會及各組會議記錄等等。稿件、美宣、公關部門的主要工作分別為:整理投稿稿件並加以初審;平面海報、街宣單、桌宣品的製作與送印;負責評審相關事項及粉絲專頁經營等工作。

金筆獎所招募的組員原則上每組各五個,由幹部們面試通過便可加入,人數上可增加或減少,依照面試人數調整,或依當年度所需要的人手,可由幹部自行決定。金筆獎是最主要的目標為獎勵中央大學全校在校生優良文學作品之創作,提升校園人文精神和風氣,特別舉辦的徵文活動。我身為第三十八屆金筆獎執行長,深知其運作模式,並想利用公共管理的視角來看當初我和我的組織成員在此活動中的參與行為、結果與檢討。

首先以策略管理來說明。所謂策略是指決策者對未來計畫當下做出的決定,並提供指引方向的一組有價值之前提,它代表重點的選擇,並界定此組織在環境中的生存空間與生存方式,也指導計畫中各項活動的方向。策略管理的分析角度兼具全面性與前瞻性,處理包括行銷、財務、生產、人士、研發、組織及決策方法等課題,而以一整合性的架構,將組織內部的決策活動和外在環境長期求生存的方法結合,形成組織整體行動與資源分配的最高指導原則。策略管理是未來導向的,具有獨特的思考與行為模式,且有持續性與循環性的流程,並設定架構、指引其他管理活動的重要功能,當然它並非容易實踐,但一定有其必要性。

策略管理需進行內部與外部的環境分析,進行策略規劃,再來是策略執行,而後才是策略調適與評估。策略管理的基礎有願景、使命、目標和目的四大方向。先以態勢分析法(SWOT)優勢(strength)、劣勢(weakness)、機會(opportunity)與威脅(threat)四個面向來看外部環境,金筆獎在中央大學的優勢便是施行範圍小,沒有外校的同學來競爭,且由熟悉文學的中文系來主辦;劣勢是中央大學以理工科系為多數的學校,基於對文學創作者的刻板印象,普遍學生多認為非文科出身者難以創造佳作,故歷年金筆獎投稿者多為中文系學生,且雖說是全校性的徵稿活動,但知名度卻不夠高,許多人並不知曉學校已辦理該活動多年;機會則是由於經費增加,能請到更多文壇巨擘擔任評審,獎金亦屢屢攀升;而威脅則是學校活動琳瑯滿目,金筆獎並不是主要學校主推的熱門活動,加上比起校內文學獎,有才氣之人更想參加其他較有名的文學獎,不想沉溺於校內得名的光環。

策略規劃在新的幹部被選出後便開始實行,幹部們會對今年度的活動計畫進行詳細的討論與規劃,將策略意圖轉化策略計畫,辨別、理解與利用組織的獨特能力來建立本身的競爭優勢。雖然歷屆所需做的事情大多相同,但其實我們在宣傳與招募組員有很大的伸展空間,如何選擇組員可以為新的一屆創造不同的工作氛圍。執行組的工作便是先給與大方向,和其他三位組長討論細節,並達成共識。

策略執行則是在確定組織成員後開始籌備文學獎的工作,這階段是建立議程的能力與機制,希望能將書面上的構想付諸實現的過程。執行措施包括組織各項工作,招募人員執行設定的活動,分配執行此活動者的責任,訓練其如何執行份內各樣工作,並給予適當報酬。這部份便是金筆獎最重要的活動執行,從招募、宣傳(拍影片、海報製作、粉專經營等)、徵稿、彙整初審,和決審會議的啟動,是為其將近一年的工作內容。這期間便是將前揭的策略規劃完整且貫徹於現實中。

策略調適與評估是控制策略執行的進度與回饋機制,並對策略實施後的績效進行系統性的評估。在這個階段除監督環境的可能變動,並提醒管理者進行使命、目標和目的或策略與執行上各種問題之必要調整或修正。在每階段的任務完成時,我和其他幹部都會開會討論接下來的計畫之執行方式是否要因前段任務的結果而更改,並檢討上階段的執行成果,找出問題中心,並記錄下來可以交給下屆的活動負責人做為參考。比如像是人手不夠,或是宣傳之推廣人數不足、各組間工作內容分布不均等等都是我們所遇見的問題。

策略管理的優點有以下:提供策略性的發展方向、指導資源優先順序使用的排列、設定卓越標準、對抗環境的不確定性與變遷性和提供控制與評估的客觀基礎。而其缺點則是策略管理的概念過於簡化與直線式思考,使它所強調的確定性、控制性、平衡性與持續性,不足以因應社會現象,且它採取科學理性的途徑,亦無法適應政治環境,最後是策略管理強調單純的手段目標連鎖關係,適用於私部門或組織與任務單純的公共部門,卻不一定適用於複雜的政治部門。

從優點上來看,我認為金筆獎在發展方向和資源分配部分符合期待,財務(經費)沒有超出任何預算,甚至在節省成本的狀況下,盈餘了許多,而發展方向也和我們所預想的相差無幾。但我們無法確定的是評估的客觀基礎,沒有其他人為我們的執行結果做檢討,只有內部人員的省思,其實這部分蠻主觀的。還有,在環境這塊,我們其實並未面臨多大的威脅和太大的困難。

至於缺點部分,中大校園並不是一個政治環境,所以這方面我們不需要去考慮;然而管理的概念過於簡化與直線式思考,這是有可能形成的。我在任期間,由於準備不足,有些時候自己所認為的方法實際上並沒有辦法完成,而有時候也因為方便行事,沒有和其他組長討論,只和副執行長決定好便去執行。

整體來說,在策略管理角度下看第三十八屆金筆獎的活動執行,可以看出許多問題,這是當時我沒有發覺和解決的。策略管理是一種相對的應用模式,根據相應的規劃和設計策略管理,會對整個組織有很好的提示和調整,因此促進策略管理的發展是一個有助益的程序。

似水流年,中央大學金筆獎已走過許多年頭,能夠擔任第三十八屆金筆獎執行長,深感榮幸。作為文字愛好者,能徜徉在眾多精采作品中悠然自得,感受文字的力量,可以細膩、可以廣闊,可以悲壯,卻不少柔情。金筆獎的工作人員與幹部們都為了自己的文學夢而努力著,挫折與歡喜並存。稿件的收集與整理,看似簡單的步驟,在工作中,大家的思緒融合,目標一致,正是中央大學裡的美好角落。在這裡,大家以最原始的心覺,加以拼湊組合,使之完整,讓金筆獎籌辦的路途更加精采。各種文學作品都是經過巧人之手,綻放著光輝,無論是否被伯樂視中,都是中大學生成長的結晶。文學佳作不只是文學院學生的理想,也是其他科系同學心之所向。中大學生的各樣靈感和體驗,在每一年的金筆獎徵文中都會形成一股漩渦,攪動著青年學子們當下的愛恨與悲喜、對未來的迷茫和憧憬。


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