新聞標題【民報】人力資源管理系統比較,評比功能彈性高的HR系統,方便出勤管理
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人力資源管理系統比較,評比功能彈性高的HR系統,方便出勤管理

 2021-10-08 19:50

疫情升級到三級後,公司因為有部分人員還是需要繼續排班出勤,內勤同仁開始居家上班。因此讓公司面臨各種出勤狀況,需要能夠彈性出勤時數的計算人資系統,正確核算員工出勤的時數。接下來我整理出人力資源管理系統比較重點,分享給各位企業人資參考。

HR系統的常見問題是什麼?遇到變形工時難計算正確時數

其實早就想要推薦老闆用HR系統來管理了,公司從20幾人的小公司到現在已經快要百人了,只是老闆不想花錢買人資系統,覺得花錢買人資系統價格太貴了,多虧這次疫情因應居家辦公,和老闆建議要不要找租賃系統來管理,老闆一同意我便開始上網進行人資系統比較,也請業界朋友給我人資軟體推薦。

上網看了幾家雲端人資系統比較,多數都有提供線上網頁打卡與手機APP打卡的方案,看來居家打卡方案應該是滿普及的功能,多家雲端HR系統都有提供此功能,但還要能支援變形工時之外,針對工讀生PT排班管理的人資系統比較少,像我們公司排班狀況很混亂,排好的班表員工常常又改來改去的,加上工讀生人數多班表非常難管理.看了幾家雲端人資系統比較都僅能處理比較制式化的排班方式,甚至有家雲端人資系統比較像外商設計的,無法配合台灣的法規要求,實在無法納入使用考量。

如何找到合適的人資系統?5點建議選好系統

市面上的HR產品非常多,有幸能夠找到符合公司使用的系統,在這邊也給大家5點建議,希望大家都能找到適合自己公司使用的HR系統:

1.有無專職人資負責管理?

先確認公司有沒有人可以專責維運HR系統,系統需要有主要的管理者,負責作維運與操作,如果沒有人有空花時間學習,即使再簡單的系統也需要有人負責管理。

2.不以低價為主要選擇方向

不要只看著便宜,往往免費和最便宜的都是貴在未來!相信沒有系統商提供租賃服務是只為了服務大眾的,獲利一定還是主要的目的,在美麗的話術包裝下,需要審慎的評估與多方詢問。

3.導入需以長期時程規劃

雖然疫情對企業的衝擊不小,但不要只考量以一年為限來考慮系統的吻合度。因為如果導入後不合用,除了浪費了導入期間的費用外,還浪費了導入系統的時間成本與重新再評估再導入的時間成本。

4.可彈性調整,符合需求最重要

價格固然是選擇的重要因素,但法規整體的支援程度與速度和選擇的彈性非常重要!尤其一些港商或外商提供的人事薪資系統雖然都標榜吻合台灣法規,但常常細緻度和法規的調整速度與靈活度是不夠的!

5.預留調整空間

即使公司需求單純,但評估系統時也建議最好考量如果未來使用系統時可能會遇到的一些規章調整或公司管理制度的改變,是否系統能支援相關的彈性!

 

人力資源系統比較,常見HR系統評比

HR系統比較

1.SWINGVY

Swingvy操作直覺、簡單好上手,即使靠自己摸索,就能完成大部分的事情。因為介面設計較單純,對於客製化需求較簡單,因此比較適合中小企業,而非大型企業。

2.MAYO

MAYO推出的Apollo系統介面應該是我使用過最漂亮吸睛的系統,基本的企業需求大致上是能滿足的:如定位打卡、遲到早退異常判斷,彈性工時設定,同時也提供全勤或者扣其他獎金規則設定。

3.104企業大師系統

104企業大師系統對於有系統操作經驗的人資人員來說不會太難上手,但是如果你是第一次用系統,或許需要經過教學,才有辦法掌握操作方式。

功能也相對簡單,比較適合沒有太多特別出勤規則簡單的企業,遇到勞健保對帳、比對刷卡資料、批次產生大量的請假單與加班單等需求,還需要額外花時間處理。

4.鋒形系統

鋒形系統的運作機制相當單純,都是統一出勤規則,因此遇到外籍員工、跨月時的加班單簽核、員工離職前請特休等狀況,處理上較不方便。

HR系統評比推薦|飛騰雲端人資系統

後來經過了多方的HR系統比較以及業界友人的推薦,找了飛騰雲端人資系統來Demo,看他們官網介紹,有滿多大型企業導入的經驗,提供的方案有傳統買斷的方式外,也有提供雲端租賃的方案,並且支援像我們公司這樣排班常常改來改去沒有固定規則的行業。

實際看完飛騰雲端的線上Demo後,對於他們的排班出勤功能,有幾點真的讓我印象深刻,覺得對我們公司也非常有幫助:

1.班表顯示直覺明瞭

用Excel快速匯入班表,不用在網頁介面上一個一個點選這天上什麼班而且排班匯入後,會把不吻合法規的人用黃框標記,而且會顯示錯誤的註解,說明該人員哪段日期區間不吻合哪一條法規規範,最讓我驚豔的是還能夠管控除了四周變形工時的排班之外,還能夠同時以大小月份管控每一個月份的排休天數,也就是國定假日挪移休息,這個對於我們這種會調整國定假日的服務業排班來說真的幫助很大!

2.班表關帳功能,防止員工自行改班表

剛剛有提到員工最愛亂改班表,而且常常都過很久了還要異動很多天前的班表,飛騰排班系統有個功能可以管控將排班功能關帳,可以選擇比如10號以前的班表進行關帳,員工可以請1~10號的請假/加班/補卡,但是不能再更改1~10號的班表。

3.颱風天也能調整出勤計算方式

颱風天當大家都放假的時候,我們現場同仁仍要配合現場狀況繼續出勤,真的當天介紹的顧問沒說,我也沒想到這會是個問題!整天颱風假不難,請假就可以處理,最難的是半天的颱風假,當公司還有員工正常出勤的時候,於上班時間要給員工一倍的加班費就是個大問題了,因為多數人資系統無法支援在上班時間內登打加班單 (如果可以申請也很怪)飛騰雲端人資系統可以支援特殊日的設定,可以設定當天為颱風天,並且有停班出勤的起訖時段,設定好後就能夠在該時段正常申請加班了,也能特別設定當天是否要給特別的加班倍數。

4.自動計算遲到扣繳金額

遲到的扣款功能,老闆很在意員工遲到要扣薪資,很多租賃系統都建議用請假的方式,設定請假最小單位是一分鐘,員工如果遲到就去請遲到假;但飛騰的功能,可以直接支援用刷卡資料匯入後,就能自動比對員工每日遲到分鐘數,並於薪資計算時自動計算遲到扣薪金額,這點讓我們算薪資的同事非常滿意,以前用過的薪資系統遲到都只能手動計算。

5.提供多元打卡功能

提供很多元的刷卡功能,APP GPS定位有誤差,但飛騰還提供更精準的結合Beacon藍芽接收器打卡方式,員工用自己的手機必須開啟藍芽,登入APP後接近藍芽接收器才可打卡,此方式比Wifi定位更精準!而且業務還介紹一個加值功能,讓居家上班打卡更確實(大家都笑說不能躺在床上打卡)他們可以支援網頁或是APP打卡時,先進行臉部辨識確認為員工本人後,才可以進行打卡(一樣可以記錄員工打卡位置)。

HR系統評比 HR系統評比

說到這上線後還真的有員工於居家期間進行不必要的移動,被我們人資發現,上班在台北,下班居然在台中,立馬進行規勸!

6.跨夜出勤依舊精確計算時數

跨夜班表,我們固定一個月會有幾天必須要進行清潔,所以部分員工會輪調夜班,以往夜班最常遇到的問題就是上班時間刷卡是今天,下班刷卡是日曆天的隔一天,有些系統會把下班刷卡認成隔天出勤的上班卡;以及班後因為清潔狀況不一可能會有下班後還需要加班的同仁,有些系統會因為加班的日期是日曆天的隔一天,而算成是隔天出勤的班前加班,費率就會算錯!

飛騰雲端的系統,在跨夜的班表管理上,不論是刷卡的認定或是加班單歸屬哪一天的認定,HR系統都不會認錯!

其實本來對於雲端人資系統功能沒有抱持這麼大的期望,想說雲端租賃系統功能應該都滿陽春的,對我們家這種比較複雜的行業應該不支援,沒想到飛騰雲端的雲端HR系統,真的是讓我有驚豔到,功能非常完整,目前實際上線也解決我們公司部分防疫居家上班與部分人員正常排班的管理問題,是一套值得和大家推薦的人資系統! 

 

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